La ubicación, una de las claves para la elección del venue en los eventos

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Los eventos son una herramienta de diferenciación utilizada por las marcas para potenciar su imagen, fidelizar o captar nuevos clientes. En su fase de pre-producción, etapa en la cual se desarrolla la planificación y objetivos del evento, la fecha de la actividad y el lugar de localización serán otros aspectos también muy importantes a definir. Se debe buscar un lugar relacionado con el mensaje que queremos trasmitir, y analizar las ventajas y desventajas del mismo. Hacer una buena selección y acertar con la localización, nos aportará garantía y éxito en nuestro evento.

Una vez que tengamos definido el presupuesto, el tamaño del evento y los principales requisitos que debe tener el venue elegido, estaremos preparados para elegir la ubicación perfecta.

Pero la elección no es una tarea fácil ni una decisión que deba realizarse a la ligera. Cuando un organizador de evento, o una agencia dedicada a ello, se embarca en la búsqueda del lugar perfecto, son muchos los factores a tener en cuenta.

  • Ubicación: Deberá buscar un lugar de fácil y rápido acceso para los asistentes. Aspectos como el tráfico, el transporte y el estacionamiento también se considerarán en la elección del lugar elegido para el evento.
  • Estacionamiento: Aspecto clave que debemos prever para una mayor facilidad de los asistentes a la hora de buscar donde aparcar lo más cerca posible del venue.
  • Capacidad: Necesitará conocer la capacidad y el aforo del lugar, para cumplir así con los códigos de seguridad y bienestar de los asistentes.
  • Servicios: Buscar un lugar con las instalaciones y mobiliario, adecuados y necesarios para el correcto desarrollo del acto.
  • Diseño: Será necesario contar con un plano del espacio para diseñar aspectos importantes en el desarrollo del evento; tráfico de asistentes, taquillas o zona de acreditación, sala plenaria, espacios para actividades o servicio de catering, etc.
  • Ambiente: La decoración del lugar también se deberá tener en cuenta para el diseño del espacio y así conseguir trasmitir la idea inicial. Dependiendo del evento que queramos organizar, la personalización del espacio variará.
  • Accesibilidad: La accesibilidad al venue será otro punto muy importante para su elección. Deberá contar con accesos específicos para personas con movilidad reducida
  • Seguridad: Es imprescindible comprobar que el venue cumple con las normativas de seguridad vigentes.
  • Acústica: Su secreto está en buscar el equilibrio y comprobar con antelación que la acústica del espacio cumple con las expectativas que buscamos.